Een grote operatie in het MUMC+: een nieuw elektronisch patiëntendossier
Op 29 november stapt Maastricht UMC+ over op een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD). Dit dossier vormt de centrale plek waar zorgprofessionals persoonlijke en medische gegevens van patiënten vastleggen. Een kwestie van een nieuw softwareprogramma installeren? Zo eenvoudig is het niet. Het EPD is als het zenuwstelsel van het ziekenhuis, en daarom werken medewerkers van alle lagen van het ziekenhuis samen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Maar waarom is een nieuw EPD nodig? Waarom is de vervanging ervan zo complex? En wat gaat de patiënt hiervan merken?
Helen Mertens, bestuursvoorzitter van het MUMC+, legt uit waarom er is gekozen voor een nieuw EPD. "Ons huidige EPD is verouderd en bovendien werkt elke afdeling daarnaast met eigen systemen, wat de samenwerking bemoeilijkt. Omdat dit EPD in de toekomst niet meer geüpdatet zal worden, was een overstap noodzakelijk. Met het nieuwe EPD van het softwarebedrijf Epic centraliseren we alle informatie in één systeem. Omdat het systeem digitale innovaties ondersteunt en mogelijk maakt, groeit het mee met de ontwikkelingen in de zorg, wat ons helpt om de zorg van de toekomst vorm te geven."
Het nieuwe EPD biedt voordelen voor zowel zorgverleners als patiënten. "De administratieve lasten voor onze medewerkers nemen af en zorgverleners van verschillende instellingen kunnen makkelijker gegevens uitwisselen, wat de afstemming ten goede komt. Hier profiteren patiënten van, of ze nu thuis zijn, in het ziekenhuis, of elders zorg ontvangen. Zo helpt het om de juiste zorg op de juiste plek te leveren. Bovendien krijgen patiënten in de toekomst meer inzicht in hun eigen gegevens en kunnen ze zaken digitaal regelen, zoals het aanpassen van persoonlijke gegevens of het maken van afspraken."
Mertens benadrukt dat de overgang naar het nieuwe EPD een lang proces is waarin technologie en mensen samenkomen om de patiëntenzorg structureel te verbeteren. "Achter iedere knop schuilt een werkwijze van artsen, verpleegkundigen en andere medewerkers. Het succes van deze verandering hangt af van zorgvuldige voorbereiding en nauwe samenwerking. Daarom hebben we vanaf het begin medewerkers uit alle groepen betrokken om samen het beste EPD voor ons ziekenhuis en onze patiënten te ontwikkelen."
Eén van de medewerkers die betrokken is, is Chief Medical Information Officer (CMIO) en cardioloog Dennis den Uijl. Hij is voorzitter van het ‘kernteam medisch’, dat ervoor zorgt dat het technische systeem straks goed aansluit op de manier waarop de dokters in de praktijk werken. Hij is enthousiast over de mogelijkheden binnen het nieuwe EPD. "Een operatie aanvragen vergde voorheen meerdere telefoontjes of e-mails. Straks kan dat met enkele drukken op de knop. Het biedt ook kansen om in de toekomst meer te automatiseren, zoals het versturen van informatie naar patiënten bij een diagnose, en om kunstmatige intelligentie in te zetten voor bijvoorbeeld het opstellen van brieven aan de huisarts.”
Het EPD van het MUMC+ wordt ingericht zoals dat van het Universitair Medisch Centrum Groningen. Ook dat ziekenhuis maakt namelijk gebruik van het systeem van Epic. Toch is maatwerk nodig, zegt Den Uijl. “Onze cardiologie-afdeling bijvoorbeeld lijkt op die van Groningen, maar we werken op verschillende manieren, gebruiken soms andere apparatuur, en het behandelaanbod is niet precies hetzelfde. Bijna tweehonderd mensen werken eraan om het systeem stap voor stap aan te passen aan alle werkwijzen in het MUMC+. De zaken die relevant zijn voor artsen, worden besproken in ons kernteam.”
Soms wordt daarbij niet alleen het systeem, maar ook de werkwijze aangepast. “Vragen over de inrichting van ons nieuwe patiëntendossier dwingen ons kritisch te kijken naar hoe we werken: is deze manier echt het beste of zijn er betere opties? " legt Den Uijl uit. "In ons oude systeem en met onze oude manier van werken werd bijvoorbeeld het aanvragen van sommige onderzoeken alleen door artsen gedaan. Dit had tot gevolg dat het zorgproces vertraagd werd. Met de implementatie van ons nieuwe systeem hebben wij het mogelijk gemaakt om dit werk op een betere manier te verdelen, en kunnen bijvoorbeeld ook verpleegkundigen sommige onderzoeken aanvragen. Belangrijk, want de patiënt profiteert hiervan. Om te bepalen hoe we het beste samenwerken bespreken we dit soort zaken ook met andere betrokkenen multidisciplinair. Waar liggen de knelpunten? Is het logisch? Belangrijkste is dat het verantwoord en veilig is voor de patiënt.”
Renaldo Secchi is verpleegkundige en vanuit de Vakgroep Verpleegkunde als Chief Nursing Information Officer (CNIO) betrokken bij de overgang naar het nieuwe EPD. Hij werkt veel samen met Den Uijl omdat artsen en verpleegkundigen ook op de werkvloer nauw samenwerken. Secchi geeft aan dat het nieuwe systeem die samenwerking vergemakkelijkt: "In het oude systeem maakten sommige afdelingen, zoals de spoedeisende hulp en intensive care, gebruik van een ander systeem dan de andere afdelingen. Daardoor was de informatie niet makkelijk terug te vinden in de systemen. Daarnaast noteerden verschillende afdelingen dezelfde informatie op verschillende plekken, omdat hier geen ziekenhuisbrede afspraken over waren noteerden. Nu komt alles overzichtelijk bij elkaar. Dat stelt ons in staat de patiënt echt centraal te stellen en verbetert de samenwerking rondom de zorg voor de individuele patiënt."
De overgang naar het nieuwe EPD is niet zonder uitdagingen. "Het vraagt training en aanpassing van medewerkers, omdat elke afdeling met andere werkwijzen werkt. Sommige praktische problemen komen pas aan het licht wanneer zorgverleners echt met het systeem aan de slag gaan, bijvoorbeeld tijdens de training en in de oefenomgeving van het nieuwe patiëntendossier. Een goed voorbeeld hiervan is de medicatietoediening op de kinderafdeling, waar medicijnen vaak in kleine hoeveelheden worden toegediend. In het systeem dien je één ampul te registeren terwijl bij kinderen een kleine hoeveelheid van de ampul gebruikt wordt. Hoe registreer je dat? Voor elk proces moet dat goed worden vastgelegd en afgestemd.”
Het nieuwe EPD maakt het werk van verpleegkundigen makkelijker, en daar profiteert de patiënt van. "Een van de praktische voordelen is dat in het systeem belangrijke informatie zoals allergieën continue zichtbaar blijft, wat zoeken in het dossier bespaart en zorgt voor snellere actie,” zegt Secchi. “Daarnaast kunnen we meer datagedreven gaan werken. Elke dag wordt er data ingevoerd, waardoor bijvoorbeeld kan worden geanalyseerd hoeveel patiënten op een afdeling risico lopen op vallen of ondervoeding. Deze informatie kan bijna in real-time worden teruggekoppeld aan het zorgteam, zodat er snel kan worden bijgestuurd waar nodig. Maar we zullen aan het systeem moeten wennen. Op de 29e begint het pas, en zullen we verder bouwen aan het nieuwe EPD en leren hoe we de mogelijkheden van het systeem nog beter kunnen benutten in onze patiëntenzorg."
De overgang naar het nieuwe EPD in cijfers
- 800 key users
- 250 deelnemers in projectteams
- 300 medewerkers uit andere ziekenhuizen helpen mee
- 4600 medewerkers worden getraind
- 90.000 patientfolders
- 500 nieuwe servers geplaatst
- 1.700 nieuwe (rand)apparatuur geïnstalleerd
- 1.300 computers geüpgraded
- 65 systemen geïntegreerd
- 1,5 miljoen patiëntendossiers overgezet