Toestemming voor het werken in 1 elektronisch patiëntdossier door zowel Ciro als MUMC+

Ciro is een dochteronderneming van het Maastricht UMC+ en wij werken op veel vlakken nauw samen. Eind november 2024 zijn we samen overgegaan op een nieuw systeem voor het elektronisch patiëntdossier (EPD). We gebruiken sindsdien allebei hetzelfde systeem en maken daarbij gebruik van 1 database waarin uw patiëntdossier is opgenomen. Hierdoor zijn bepaalde gegevens door medewerkers van beide organisaties in te zien. Omdat Ciro en MUMC+ 2 aparte organisaties zijn, hebben wij uw toestemming nodig voor deze werkwijze. 

Voor de periode vanaf december 2024 t/m september 2025 is deze toestemming nog niet gevraagd. Als u voor of tijdens deze periode patiënt was bij Ciro en MUMC+ krijgt u het verzoek om alsnog uw keuze te maken of u het goed vindt dat er 1 patiëntdossier van u bestaat bij beide organisaties. U krijgt dan een bericht via MijnMUMC+ of MijnCiro of een persoonlijke brief thuis.

Conform de wet hebben MUMC+ en Ciro deze situatie gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat is de toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens in Nederland. De AP staat erachter dat wij u hiervoor nu om uw toestemming vragen.   

U hebt momenteel behandelingen bij Ciro en MUMC+ die naast elkaar lopen en/of los van elkaar staan. Dan is het mogelijk dat betrokken zorgverleners van beide organisatie bepaalde informatie van u kunnen inzien in het dossier. Het is belangrijk dat u ons zo snel mogelijk laat weten of u daar wel of geen toestemming voor geeft. Uw keuze heeft geen gevolgen voor de zorg die u nodig heeft. Als u geen toestemming geeft, dan bellen wij u op om te kijken naar de beste oplossing voor uw situatie.

Uw keuze doorgeven

Misschien bent u zich er niet van bewust dat u ook bekend bent bij het MUMC+ omdat u vooral contact heeft met Ciro. Ciro gebruikt de apotheekdiensten van het MUMC+ en laat ook onderzoek doen bij de laboratoria van dit ziekenhuis. In dat geval heeft u automatisch een 
patiëntdossier bij het MUMC+. 
Voor uw behandeling en zorgtraject is het belangrijk om uw keuze te weten. Het is belangrijk dat u ons zo snel mogelijk laat weten of u daar wel of geen toestemming voor geeft. Uw keuze heeft geen gevolgen voor de zorg die u nodig heeft. Als u geen toestemming geeft, dan bellen wij u op om te kijken naar de beste oplossing voor uw situatie. 

Uw keuze doorgeven

Het kan zijn dat u op dit moment geen onderzoeken of behandelingen bij Ciro of het MUMC+ heeft lopen, maar dat u in het verleden wel bij ons allebei onder behandeling was. Ook dan is het belangrijk dat u uw keuze aan ons laat weten, zodat we conform uw wensen kunnen handelen in de volgende gevallen:

1.    Voor als u mogelijk opnieuw wordt opgenomen bij één van beide organisaties. Dan willen wij graag weten of medewerkers van Ciro en MUMC+ toegang mogen hebben tot uw gegevens in 1 patiëntdossier? Uw keuze heeft geen gevolgen voor de zorg die u nodig heeft. Als u geen toestemming geeft, dan bellen wij u op om te kijken naar de beste oplossing voor uw situatie.

2.    Ciro en MUMC+ moeten een patiëntendossier wettelijk voor langere termijn bewaren. Ook daarom willen wij weten of wij uw gegevens mogen bewaren in 1 gedeeld patiëntdossier.
U kunt uw toestemming altijd wijzigen in de toekomst. 

Uw keuze doorgeven

Het gaat hier om een andere toestemming dan het delen van uw medisch dossier met bijvoorbeeld uw huisarts of apotheek. Deze toestemming is op een ander moment gevraagd. Het gaat bij deze vraag niet om data delen maar gebruik maken van 1 patiëntdossier door Ciro en MUMC+. 

U vindt een overzicht van al uw verleende toestemmingen in MijnMUMC+ of MijnCiro.   

U bent niet verplicht om toestemming te geven. U mag weigeren of uw toestemming later weer intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor uw behandeling of rechten als patiënt. 

Ciro en MUMC+ werken op dit moment aan een technische oplossing als duurzaam alternatief voor 1 elektronisch patiëntendossier en 1 database. Totdat deze gereed is,  zijn er een aantal oplossingen mogelijk om uw gegevens af te schermen.

Wij kunnen uw gegevens niet-opvraagbaar maken voor één van beide organisaties. Medewerkers van die organisatie kunnen uw dossier dan niet inzien. De organisatie die uw gegevens wel mag inzien, kan sommige gegevens van de andere organisatie wel inzien. Mocht u opnieuw onder behandeling komen bij deze organisatie, dan kunnen we uw dossier opnieuw actief maken. Dit zodat wij u dan de best mogelijke zorg kunnen bieden. Dan is er weer één patiëntdossier voor MUMC+ en Ciro.

Aan andere oplossingen hangen een aantal technische en juridische aspecten vast. Daarom nemen we telefonisch contact met u op. Dan kunnen we samen met u kijken wat voor uw situatie de beste oplossing is. 

Voor de periode vanaf december 2024 kunnen we mogelijke inzage door beide organisaties niet meer ongedaan maken. Uw gegevens zijn alleen gebruikt voor uw behandeling en blijven vertrouwelijk. Mocht u hier vragen over hebben, neem dan contact op met het contactcenter via telefoonnummer 043-3876000. 

Dan maken wij uw dossier niet opvraagbaar in de andere organisatie. Medewerkers van die organisatie kunnen uw dossier dan niet inzien. De organisatie die uw gegevens wel mag inzien, kan dan sommige gegevens van de andere organisatie wel inzien. 

Mocht u opnieuw onder behandeling komen bij de andere organisatie, dan kunnen we uw dossier opnieuw actief maken. Dit zodat wij u dan de best mogelijke zorg kunnen bieden.

U kunt uw keuze over de toestemming voor 1 patiëntdossier bij Ciro en MUMC+ op ieder moment wijzigen. Dat kan digitaal via MijnCiro of MijnMUMC+. Of ga naar toestemming geven of toestemming intrekken en volg de instructies om uw toestemming schriftelijk te wijzigen.

Uw keuze doorgeven

Uw keuze voor ‘geen toestemming’ geldt alleen zolang u niet in behandeling bent. Als u (opnieuw) in behandeling komt bij MUMC+ of Ciro, krijgen de zorgverleners daar toegang tot uw dossier. Dit is nodig om u goed en veilig te kunnen behandelen. 

Zorgverleners moeten van elke patiënt een medisch dossier bijhouden. Zoals een ziekenhuis of een huisarts. In een medisch dossier staan alle gegevens over uw behandeling. Het EPD is de plek waar onze medewerkers en zorgprofessionals persoonlijke en medische gegevens van patiënten in opslaan, zoals contactgegevens, allergieën, onderzoeksresultaten, medische notities van uw zorgverlener, behandelplannen en andere belangrijke gezondheidsinformatie. Zo hebben wij een goed overzicht van uw gezondheidssituatie.  

De informatie over uw allergieën, vaccinaties, medicatie, voorgeschiedenis en medische probleemlijst is altijd zichtbaar in uw medisch dossier als medewerkers van Ciro of MUMC+ uw dossier raadplegen. Bij spoedzorg is dit belangrijke informatie voor een zorgprofessional. Wij willen u bijvoorbeeld geen medicijnen geven waar u allergisch voor bent, of die van invloed zijn op andere medicijnen of een mogelijke aandoening.

Maar niet iedereen kan zomaar uw medisch dossier inzien. Niet alle medewerkers hebben toegang tot het EPD en bovendien is per functie ingesteld wie toegang heeft tot bepaalde gegevens. Ook mogen medewerkers niet zomaar informatie raadplegen. Als iemand bij Ciro of MUMC+ uw dossier raadpleegt, vindt er een automatische controle plaats.  Als er geen sprake is van een behandelrelatie of als een medewerker een functie heeft waarbij slechts beperkte informatie nodig is, wordt de meeste informatie in uw dossier niet zomaar zichtbaar. 

Bepaalde informatie, zoals orders,resultaten, diagnoses en medische notities, staan in een afgeschermd deel. Daar kunnen alleen medewerkers bij die rechtstreeks bij uw behandeling betrokken zijn. Zijn onze medewerkers nog niet betrokken bij uw behandeling, maar hebben ze in een bepaalde situatie wel toegang tot uw gegevens nodig, bijvoorbeeld bij een spoedopname? Dan moeten zij eerst een reden en omschrijving opgeven voordat zij toegang kunnen krijgen tot uw gegevens. Dat wordt ook vastgelegd. Dit is wettelijk bepaald en opgenomen in het beleid van beide organisaties. Ciro en MUMC+ kunnen hierop controleren en indien nodig maatregelen nemen. 

Al onze medewerkers hebben geheimhoudingsplicht en gaan vertrouwelijk met uw gegevens om.

Ja, werken in 1 gedeeld patiëntdossier mag, maar alleen met uw toestemming. Het inzien of delen van patiëntgegevens van samenwerkende zorginstellingen wordt steeds meer gezien als een positieve ontwikkeling voor de verbetering van de patiëntenzorg. De Autoriteit Persoonsgegeven ziet deze ontwikkeling ook als positief. Het werken in 1 elektronisch patiëntdossier-systeem is echter iets anders dan het delen van gegevens tussen organisaties. Daarom hebben wij met de Autoriteit Persoonsgegevens afgesproken om hier apart uw goedkeuring voor te vragen. 

Als u geen toestemming geeft, dan mogen wij geen gebruik maken van 1 patiëntdossier bij Ciro en MUMC+. Dan nemen wij contact met u op om te kijken naar de beste oplossing voor uw situatie. 

Ja. Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens. Uw gegevens staan in een gezamenlijke en beveiligd database/systeem. Alleen medewerkers die bij de uitvoering van uw behandeling  betrokken zijn, mogen uw gegevens inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en gaan vertrouwelijk met uw gegevens om. 

Nee. Het gaat hier enkel om een gezamenlijk en beveiligd elektronisch patiëntdossier waarin uw zorgverleners van beide organisaties uw medische informatie kunnen vastleggen en raadplegen in het kader van uw behandeling.

Wij bewaren de gegevens in uw patiëntdossier volgens de wettelijke termijnen. Dat is minimaal 20 jaar, vanaf de laatste wijziging in het dossier. In bepaalde situaties of voor een academisch ziekenhuis is deze termijn soms langer. 
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/rechten-van-patient-en-privacy/uw-medisch-dossier/bewaren-medisch-dossier

U kunt een groot deel van uw gegevens uit het EPD inzien via MijnMUMC+ of MijnCiro. Mist u informatie, dan is het mogelijk om informatie uit uw medisch dossier op te vragen. Hierover vindt u voor het MUMC+ meer informatie op de pagina Medisch dossier | Maastricht UMC+.

Voor Ciro vindt u meer informatie in de privacyverklaring van Ciro <+ Link>. Voor vragen over het medisch dossier van Ciro kunt u contact opnemen via medischdossier@ciro-horn.nl.